Muchas veces pareciera que los cubos se reducen a la explotación de la información. Estos últimos meses he participado en varios proyectos de manejo de presupuestos con cubos utilizando herramientas de BITAM para planeación financiera llamada Ektos.
Una de las 3 partes de Ektos, la parte de presupuestos Ektos Budget, trabaja con algo que en la industria de BI se llama “write back” o “escribir de vuelta” que no es otra cosa que escribir en el cubo (si, podemos hacer write back sobre los cubos).
Pero no es una simple escritura.
Imaginemos que trabajamos en una empresa muy grande cuya jerarquía de ventas es muy grande, hay direcciones, regiones, ciudades, cada ciudad tiene vendedores, hay productos, familias, clientes, tipos de clientes, etc.; y queremos hacer el presupuesto de cuanto vamos a vender el siguiente año.
Bueno, pues es un caos.
Lo que normalmente se hace es a cada vendedor pedirle su presupuesto de ventas para el siguiente año. Para hacer dicho presupuesto el vendedor requiere conocer la historia de como ha vendido para en base a eso hacer su presupuesto. Ejemplo: si el año pasado vendí 10,000 unidades este año venderé 15,000. Mi vendedor además debe de tomar en cuenta: la inflación, el incremento en la lista de precios, clientes nuevos, productos nuevos, el número que pensó el director y el dinero que mercadotecnia dijo que iba a vender.
Además los vendedores tienen que negociar con su jefe, los jefes de ciudad con el director regional, y los regionales con la dirección. Habrá que en este proceso bajar las venta de un producto, subírsela a otro, abrir rutas, obtener clientes nuevos y más.
Los niveles superiores consolidarán la información. Por si fuera poco, a la dirección general le interesa saber todo eso que van a vender el siguiente año cuento costará producirlo, que montos de inversión requiere y cuanto de margen dejará de rendimiento a la empresa.
Se requieren hacer costeos para obtener el margen en base a la mezcla de productos vendidos y saber cual será la mejor estrategia a seguir.
Y todo esto que a lo mejor les lleva un mes lo tienen que hacer de nuevo cuando a la dirección general recibe el consolidado de todo y sale con un «…nó, mejor hay que incrementar un 10% a esta línea de producto y bajale un 5% a esta otra…»
Bueno, pues todo esto es lo que hace Ektos Budget
El concepto es bién sencillo. Ektos puede, dado que trabaja con cubos, tomar la historia de un indicador (en este ejemplo: ventas), aplicarle la inflación, aplicar una lista de precios y % de incremento de ventas y usar eso como sugerido inicial para la captura de un presupuesto. De esta forma el vendedor ya vería cuanto se le sugiere vender y el haría los ajustes finales al presupuesto. Se pueden establecer reglas complejas para los valores sugeridos.
Cuando el vendedor graba su presupuesto Ektos lo graba en el cubo por lo que en automático puedo, con una herramienta OLAP, hacer escenarios y análisis comparando presupuestos y reales.
La herramienta soporta flujos de autorización, se puede establecer quién le autoriza a quién, autorizaciones temporales, ciclos de espera (por si por ejemplo la gente de gastos debe de esperar a que ventas termine). Hemos hecho proyectos donde la gente captura de diferentes plantas en diferentes países de diferentes continentes con éxito.
Algo sumamente poderoso es la generación de valores colaterales en el grabado. Por ejemplo, al momento de grabar las ventas se puede ir y localizar la receta de un producto y en base a esa receta calcular el costo de materia prima y de mano de obra de dicho producto. Hemos usado en algunas partes esta característica para el calculo de impuestos de nómina, costos de materia prima, calculo de ingresos por intereses en la banca y más. Se pueden establecer libremente las fórmulas que se ocuparán para generar los valores colaterales.
De esta forma podemos tener el siguiente flujo de trabajo. Se presupuestan las ventas, se genera un presupuesto de costos, se complementa con un presupuesto de gastos en donde algunos de los gastos se generan en base al volumen de venta ( eg. monto de fletes) y con toda la información anterior se puede obtener un margen operativo. Si el margen operativo no es correcto se puede reiniciar el ciclo de manera muy sencilla.
Esto sirve como entrada para la planeación financiera.
Esto es lo que es Ektos Budget, el primer eslabón de Ektos Planeación Financiera. Ahora de cuando en cuando verán algún post relacionado con esta herramienta.
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