Notación BI

30 05 2008

Todavía existo y me la he pasado documentando.

Hay muchas cosas que podemos platicar acerca de la documentación pero de todas ellas siempre me llama la atención lo difícil que es documentar procesos en un data warehouse. Hay que describir paso por paso las cosas por ejemplo “…el presupuesto total se multiplica por el % de participación de los productos dentro de cada cliente…”, “el desglose de las ventas por cliente” o algo así (además de dibujar el respectivo diagrama para respaldar las palabras).

Confieso que soy ingeniero en otra cosa y de sistemas no estudié nada. Pero eso sí vimos matemáticas y matemáticas a lo bestia y si algo era fácil ahí era describir algo con simples símbolos. Así que para facilitarme la vida me he atrevido a proponerles estas cosas.

Para representar una métrica desglosada por una dimensión podemos usar

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Donde el indicador es ventas y el subíndice Cliente representa la dimensión por la que se desglosa la métrica.

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De esta forma podemos representar un porcentaje de participación. Las Ventas desglosadas por cliente dividido entre el total de ventas me dá como resultado con cuanto participa cada cliente en el total. Si el indicador no lleva subíndice representa el total de la métrica.

Mientras documentaba requería representar el % de participación que tienen los productos dentro de cada cliente.

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Al usar un subíndice compuesto puedo representar un desglose por 2 dimensiones (lado derecho). En el lado izquierdo léase como el desglose del % de participación por producto dentro de cada cliente (que no es lo mismo que el simple % de participación por producto).

Un prorrateo donde el presupuesto se tiene a nivel región pero hay que explosionarlo a nivel producto (SKU) utilizando la historia existente en el datawarehouse me quedó:

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Mientras más le rasco más útil me parece y más sencillo se me ha hecho documentar. Claro, hay mil cosas para donde irse …¿…como represento Ventas año pasado?¿las ventas del último periodo antes del cierre? Tampoco soy un experto y habría que resolver las distintas interpretaciones que diferentes personas les damos a a las cosas

¿ustedes que piensan?¿será útil?¿alguien conoce algún método parecido y me estoy inventado el hilo negro y complicando la vida?¿será mejor usar el método de las bolitas y de los cuadritos?

Por lo pronto creo que me urge el fin de semana… Nerd

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¿Seguridad vertical u horizontal?

10 03 2008

Sin falta en cada proyecto siempre es lo mismo ¿Qué podrán ver los usuarios? Después de haber participado en bastantes proyectos de indicadores de ventas (u otra cosa) puedo dar mi mejor opinión.

Hay varias escuelas.

La tradicional, un gerente de zona solo puede ver su zona y todo lo que esté abajo de ella en la jerarquía. De esta forma un gerente de la zona norte no puede ver lo que sucede en el sur o en el centro. Es el típico ejemplo donde cada persona trabaja a ciegas, el número solo lo conocen su jefe y el.

Es hasta el cierre de mes que se enteran si cumplieron o no cumplieron.

Otros dicen: «Que pueda ver lo que está abajo de el y también lo que esta a su mismo nivel de las demás zonas». Entonces un gerente que controla la zona norte puede ver como van sus compañeros de las demás zonas. Si hablamos de las ventas por ejemplo puedo ver como van la ventas de otras zonas aparte de la mía pero no puedo averiguar como lo está haciendo, solo puedo ver el total.

Finalmente el que puede ver todo si restricción alguna. Todos pueden ver todo, no hay pretextos que valgan.

¿cual es la mejor?

La última. La última es la mejor. Es extremadamente maravillosa ya que fomenta la competencia en la empresa. Nadie quiere estar al final y más si es visible para todos. Así la gente de la zona norte puede ver como van en cada una de las demás gerencias, y no solo eso, como van a detalle.

Y finalmente alguien nos decía: «y si hay problemas se ayudan entre ellos».





La gráfica de burbujas

8 02 2008

Burbujas2

La gráfica de burbujas es una excelente herramienta para el análisis. Solo hay que encontrarle sentido.

Imaginemos que somos el director general de una cadena de tiendas de ropa y deseamos comparar el volumen de clientes que atrae cada tienda al mes, el valor promedio de compra (ticket promedio) y la cantidad de prendas de ropa que cada cliente se lleva.

La gráfica de burbujas está más que perfecta.

En el eje x podemos colocar la venta promedio, esto es, en promedio cuanto está comprando cada cliente ¿50 dlls?¿100 dlls?¿ más de 200 ?

En el eje y podemos colocar el volumen clientes o tráfico en las tiendas…sin complicaciones, solo hay que contar el # de tickets o boletas de compra para cada tienda.

El diámetro de la burbuja lo representará el # promedio de prendas que el cliente se lleva ¿2 prendas?¿4 prendas?¿2 pantalones y 3 blusas? Sencillo…AVG( Unidades )

Burbujas1

¡Listo! Tenemos nuestra gráfica. Observen que poderosa es, podemos identificar rápidamente en cuales tiendas entra mucha gente pero compra poco, en cuentas entra poca gente y compra mucho, en cuales se están vendiendo unidades baratas, en cuales se están vendiendo unidades caras y lo mejor de todos en cual de las tiendas nos va excelente con mucho tráfico y mucha venta.

Esta gráfica nos sirve de manera excelente para identificar el segmento de mercado que cada unidad de negocio atiende.

Esta gráfica también es excelente para establecer objetivos. Si, yo le puedo decir a un director regional con 20 o 30 tiendas bajo su responsabilidad: “…así es como están las tiendas, tu objetivo es llevar todas las tiendas a la parte superior derecha”.

Burbujas3

Para este ejemplo e inventado valores, valdría mucho la pena que la imprimieran y cambiaran los valores del eje x y del eje y por valores reales. Pueden cambiar el # de personas por el margen o utilidad, pueden gráficarse los gastos de la tienda, el # de empleados o los metros cuadrados que la tienda tiene. Hacer esto ayudará a encontrarle un mejor sentido al ejemplo aquí descrito.

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Una sola verdad

3 09 2007

Hace unos días un usuario se quejaba de un cubo

— ¿y con ústedes no nos va a pasar que al presentar la información en las juntas de resultados cada persona trae un número diferente?

Empezamos a cuestionarlo para tratar de entender a que se refería. No hubo que investigarle mucho. En su cubo actual tenía una métrica llamada Valor y una dimensión tipo de documento cuyos valores eran: Factura, Pedido, Devolución, Cancelación y nota de crédito. Cada vez que ellos (los usuarios) hacían un reporte en Excel, ese indicador valor lo tenían que filtrar por tipo de documento.

Ya sea por error, por olvido o desconocimiento a veces alguien NO lo filtraba. De ésta forma 2 o 3 personas entraban a la junta de resultados con un valor diferente de ventas. Obviamente en la reunión todos defendían sus números con dientes y garras como el verdadero hasta que llamaban a sistemas para que este dictaminara sobre el número de alguien: «les faltó quitar las devoluciones».

A menudo alguien salía humillado de esas juntas. E ahí la preocupación y coraje del usuario.

Este problema es muy fácil de resolver. Lo que hay que hacer es en vez de crear un indicador llamado valor; creamos un indicador llamado Facturación, otro que se llame Pedidos, otro Devoluciones, uno mas llamado Cancelaciones y finalmente notas de crédito. A partir de estos puede crear indicadores lógicos como por ejemplo Ventas Netas. Así, cuando el usuario quiera la facturación arrastra la facturación y punto. Si quiere la venta neta pues usa la venta neta.

No hay que quitarle ni poner nada y de esta forma usted tiene una sola verdad por indicador.

— oye, pero eso implica más trabajo en el programa de carga…
— sí.Nerd
— me voy a tardar más en el desarrollo…
— sí
— la tabla de hechos va a tener más columnas…
— sí
— pero es que el dato así viene del sistema transaccional…
— ¿y luego? Happy

A menudo en sistemas nos aferramos al dato como si fuera nuestro y lo protegemos como si fuera un niño. No queremos que nadie lo toque y decimos a menudo “así nació”, no hay nada que pueda hacer.

Se nos olvida que en esta área de sistemas la información que producimos sirve para tomar decisiones importantes que probablemente le costarán cientos de miles de dólares a la compañía. Entonces hay que aclarar que ese dato-niño no es nuestro. Como los doctores: ayudamos en el parto pero ni concebimos el dato, ni es nuestro, ni tampoco lo vamos a educar o crecer. Winking

Cada vez que haga un nuevo modelo evite hasta lo posible los indicadores genéricos como Monto e importe y las dimensiones nombre del indicador. Antes de comenzar el desarrollo defina junto con el usuario los indicadores o métricas que querrá en el modelo y transforme la información que viene del sistema transaccional para obtener esos indicadores.

Los usuarios se lo van a agradecer.

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