Antes de hacer una proyecto de presupuestos debe de estar consciente de todas las implicaciones. Hay varios temas que cuidar: negocio, logística y sistemas. Negocio se refiere al presupuesto en si, logística se refiere a como debo organizar los recursos en una corporación para lograr sacar adelante un presupuesto y sistemas el punto que tiene que ver con el software.
Antes de comenzar el presupuesto debe existir un análisis, guía y roadmap para lograr el objetivo. Para aquellas personas que estén planeando entrarle al tema del presupuesto (hacer una implementación de Ektos por ejemplo) he aquí una lista parcial de las preguntas que deben ser contestadas e incluidas en el análisis.
- El flujo de la información. ¿Qué presupuesto se capturará primero?¿ventas, gastos? ¿Cuál es el orden que se seguirá? Es importante tener clara esta parte de esta manera usted puede programar dependencias en la herramienta y de esta manera no permitir si así lo desea capturar el presupuesto de costos si aún no ha terminado del de gastos. ¿Existe un responsable para cada presupuesto?
- Los indicadores a capturar y los indicadores calculados. Es necesario saber todos los indicadores que participarán en el presupuesto, llámense ventas, costos, gastos, costos de materia prima de mano de obra, ventas en unidades, recetas de productos, etc. Usted puede así planear los diferentes cubos que requerirá para capturar los presupuestos.
- Valores requeridos para los cálculos. ¿Requiere tener a la mano el tipo de cambio para calcular alguna conversión de moneda?¿requiere un factor global para el cálculo de algún impuesto?¿la tasa de inflación?
- La granularidad de la información. Cuál es el grado de detalle al cual se capturara la información ¿a nivel cliente? ¿a nivel producto o departamento? ¿Habrá diferentes presupuestos que se capturarán a diferente nivel? ¿Las ventas se presupuestarán a nivel familia de productos pero requiere calcular costos a nivel producto?
- La periodicidad de la información: ¿el presupuesto será a totales mensuales o será por semana? ¿Se usarán meses fiscales? ¿Habrá cruces posteriormente entre presupuestos a periodos diferentes, por ejemplo debe traducir el presupuesto mensual a valores semanales?
- Seguridad o que es lo que puede cada persona ver. Hay que saber si una persona solo podrá capturar cierta información y que porción ¿es una zona? ¿es una región?¿puede capturar solo una parte pero puede ver todo?¿Hay personas que solo podrán consultar la información?
- ¿Todas las personas tienen acceso al sistema?¿Hay alguien que de manera remota envié una hoja de cálculo con su presupuesto a la oficina central para ser concentrado ahí y cargado en el sistema?
- ¿Cómo será el flujo de autorización de la información? ¿Quién le autorizará a quién? ¿Que pasará si la persona que debe autorizar un presupuesto en una fecha límite está de vacaciones, alguien puede tomar su lugar?
- Que información requiere presentar para analizar el presupuesto. ¿Requiere hacer comparativos vs la historia? ¿está a la mano? ¿puede ser utilizada? ¿requiera algún comparativo contra alguna otra información? ¿cuales son los dashboards que debe construir para presentar la información?
- ¿Se requiere trabajar con diferentes versiones del presupuesto? Debe estar prepara para saber si cuenta con el suficiente espacio para el manejo de varias versiones del presupuesto.
Por supuesto que hay mas ¿quién se apunta?
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